Làm thế nào để tạo một lịch trình hàng ngày trong 6 bước?

Tạo danh sách việc cần làm
Trước khi bạn có thể bắt đầu sắp xếp công việc của mình, trước tiên hãy viết ra mọi thứ bạn cần hoàn thành trong ngày. Bao gồm các mục định kỳ như cuộc họp, bài tập và cuộc hẹn cũng như các nhiệm vụ chỉ thực hiện một lần như thời hạn hoặc cuộc gọi điện thoại. Bạn có thể quyết định mức độ chi tiết mà bạn muốn danh sách của mình. Ví dụ: nếu việc thêm "đi ăn trưa" giúp sắp xếp lịch trình trong ngày của bạn, hãy thêm nó vào.

Mẹo:Sẽ không sao nếu bạn không chắc chắn về tất cả nhiệm vụ mình cần làm trong tuần tới. Bạn luôn có thể thêm các mục mới vào danh sách của mình khi chúng xuất hiện.

Ưu tiên nhiệm vụ của bạn
Nếu danh sách việc cần làm của bạn cảm thấy quá tải, đừng lo lắng, việc sắp xếp thứ tự ưu tiên sẽ hữu ích. Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên giúp bạn hiểu rõ hơn những gì cần phải làm trước. Nếu nó trông giống như

bạn sẽ không hoàn thành mọi việc trong ngày hôm nay, bạn sẽ biết nhiệm vụ nào có tác động ngay lập tức nhất và nên được ưu tiên.

Để ưu tiên, hãy gắn nhãn cho mỗi nhiệm vụ là mức độ ưu tiên cao, trung bình hoặc thấp. Hãy xem xét những câu hỏi này khi sắp xếp nhiệm vụ của bạn:

• Những nhiệm vụ nào có thời hạn cố định?
• Những nhiệm vụ nào phải được hoàn thành vào những ngày cụ thể?
• Những nhiệm vụ nào sẽ gây căng thẳng nếu chúng bị bỏ dở?
• Tôi muốn giải quyết những nhiệm vụ nào tiếp theo?
• Những nhiệm vụ có thể chờ đợi?

Mẹo:Nếu bạn có các nhiệm vụ xung đột nhau, hãy đánh giá xem nhiệm vụ nào cấp bách hơn. Ví dụ: nếu một dự án dành cho khách hàng và dự án khác dành cho sếp của bạn thì dự án của khách hàng có thể được ưu tiên. Nếu thời hạn trùng nhau, đừng ngần ngại nhờ đồng nghiệp hoặc người quản lý của bạn trợ giúp hoặc ủy thác nhiệm vụ nếu có thể.

Đặt thời hạn
Xem qua danh sách việc cần làm của bạn và đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ đều có thời hạn rõ ràng. Nếu bạn không chắc chắn về ngày đáo hạn chính xác, hãy đặt ra thời hạn hợp lý cho thời điểm hiện tại - bạn luôn có thể điều chỉnh nó sau.

Giống như mức độ ưu tiên, thời hạn giúp bạn xác định nhiệm vụ nào khẩn cấp nhất và hướng dẫn thời điểm hoàn thành chúng. Không có thời hạn, bạn rất dễ bỏ lỡ những sản phẩm quan trọng, ngay cả khi bạn có đủ thời gian. Trên thực tế, thời hạn không rõ ràng là một trong những lý do hàng đầu khiến nhiệm vụ bị trì hoãn.

Mẹo:Thời hạn không chỉ dành cho công việc. Đặt thời hạn cho các mục tiêu cá nhân giống như việc tập luyện cho một cuộc chạy marathon. Ví dụ: chia nhỏ kế hoạch tập luyện của bạn thành số dặm cần chạy mỗi tuần để bạn có sự chuẩn bị đầy đủ cho cuộc đua.

Xác định các sự kiện định kỳ
Sau khi bạn đặt thời hạn, hãy ghi lại mọi sự kiện định kỳ trong danh sách việc cần làm của bạn. Đó có thể là những cuộc họp hàng tuần, câu lạc bộ sách hàng tháng hoặc những cuộc gọi điện thoại thường xuyên với khách hàng. Hãy làm nổi bật những điều này để đảm bảo bạn không bỏ qua chúng.

Sắp xếp nhiệm vụ theo thời gian, mức độ ưu tiên hoặc thời hạn
Bây giờ đến phần thú vị là sắp xếp danh sách việc cần làm của bạn. Sắp xếp công việc theo thời gian trong ngày, mức độ ưu tiên hoặc thời hạn. Khi bạn sắp xếp các nhiệm vụ vào lịch trình hàng ngày của mình, hãy làm theo thứ tự bạn đã tạo dựa trên mức độ ưu tiên. Những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao nên được hoàn thành trước, trong khi những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp hơn có thể được lưu lại sau trong ngày hoặc tuần. Hãy nhớ phân bổ các sự kiện định kỳ trong suốt lịch trình của bạn. Khi bạn đánh dấu các nhiệm vụ, chương trình làm việc của bạn sẽ tự nhiên được lấp đầy.

Luôn linh hoạt
Với lịch trình đã được vạch ra, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải linh hoạt. Lịch trình bạn tạo vào đầu ngày có thể không chính xác như thế nào trong ngày của bạn diễn ra. Mọi thứ có thể thay đổi và các nhiệm vụ có thể mất nhiều hoặc ít thời gian hơn dự kiến, do đó, bạn vẫn có thể thích ứng khi có những ưu tiên và thách thức mới xuất hiện.